Adjoint administratif/adjointe administrative - services techniques à Oka, Québec

Principales responsabilités :

L'adjoint(e) administratif(ve) est responsable de répondre aux besoins administratifs du service, de préparer les documents du service pour les séances du conseil municipal, des comités de travail ainsi que d'optimiser les processus et l'ajout de contrôles internes. Le rôle de l'adjoint(e) administratif(ve) est d'assister le directeur dans l'évolution de divers dossiers et d'effectuer les suivis auprès des intervenants dans le respect des politiques, des normes et des procédures:

Assiste le directeur dans l'organisation et la coordination des activités et le soutien dans la gestion des dossiers, en tenant compte des priorités et des échéanciers;
Vérifie les dossiers administratifs du service avant la présentation aux instances décisionnelles et apporte, au besoin, les correctifs appropriés;
Effectue des travaux de recherche, recueille et collige des données en provenance des diverses sources devant servir à rédiger des rapports, des lettres ou autres;
Suis l'évolution de divers projets ou dossiers qui lui sont confiés, effectue divers travaux de compilations de données, prépare s'il y a lieu les bons de commande, soumets ses commentaires et ses recommandations sur les actions à prendre, s'il y a lieu, et assure la liaison auprès des différents intervenants;
Développe des formulaires et des procédures internes;
Effectue du travail général de bureau tel que le classement, les photocopies, l'assemblage de documents, la numérisation, les bons de commande et l'archivage;
Rédige à partir d'indications sommaires, des rapports, de la correspondance, des notes de service, des tableaux, des devis, etc. relatifs aux activités du service;
Assume la prise d'appels téléphoniques pour le service et fait les suivis administratifs, tels qu'obtenir les autorisations ou les signatures nécessaires;
Soutient les gestionnaires et les chefs de services dans le processus de traitement des requêtes et des divers suivis, tant à l'interne qu'envers les citoyens;
Assure le suivi des approbations et des recommandations à obtenir auprès des autres services municipaux concernés;
Accueille les citoyens et répond aux demandes d'informations générales ainsi que la gestion des plaintes et des requêtes;
Effectue toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.

Expérience requises :

Bien maîtriser les logiciels de la suite Office et du logiciel Acrobat Reader(writer);
Avoir de l'expérience dans le monde municipal est un atout.

Qualités requises :

Être en mesure de rédiger des documents et de la correspondance;
Posséder une dextérité, une rapidité et une précision dans le traitement de textes, des rapports et des documents;
Démontrer une grande facilité de communication verbale et écrite;
Posséder des aptitudes marquées pour le service à la clientèle;
Être capable d'accomplir un travail de grande qualité, d'identifier les priorités et de s'adapter aux demandes urgentes.