Adjoint administratif/adjointe administrative en cpe à Montréal, Québec

FONCTION
Assurer le bon fonctionnement de son installation en apportant le soutien administratif et de coordination aux cadres responsables pour lesquels elle travaille. Elle est responsable de maintenir des liens constants avec le personnel et les parents ainsi que de réaliser diverses tâches de soutien nécessaires au fonctionnement spécifique de son installation et, dans certains cas, de l'ensemble du CPE.

RESPONSABILITÉS 
? Prend en charge la gestion des présences des enfants;
? S'assure de faire les démarches afin de remplacer le personnel absent;
? Maintient la communication et un lien de confiance avec les parents et fait part à sa supérieure de toute situation dont elle pourrait prendre connaissance nécessitant son intervention;
? Reçoit les parents et voit à leur intégration, à l'installation et aux processus administratifs à suivre;
? Effectue la facturation ainsi que l'encaissement ou l'entrée dans les systèmes informatiques des données relatives aux prélèvements préautorisés ou à toute autre méthode de paiement;
? Effectue la gestion ayant trait à la réalisation de tout contrat accordé à un sous-traitant, notamment le suivi des travaux effectués et l'approbation des factures ou autres documents administratifs ou comptables requis pour le respect des contrats convenus et négociés;
? Répond et dirige les appels téléphoniques et communications aux personnes concernées;
? Prend en charge la planification et l'organisation de rencontres, réunions ou activités organisées par le CPE;
? S'assure que toutes les fournitures requises pour la bonne marche de l'installation soient toujours de qualité et disponibles en quantité suffisante afin de répondre à la mission du CPE;
? Effectue toute autre tâche administrative ou comptable requise au bon fonctionnement de son installation.  

Habiletés et compétences clés
? Capacité à communiquer clairement avec la clientèle et le personnel du CPE;
? Qualités personnelles, humaines et relationnelles qui favorisent l'échange et sont rassurantes tant pour les parents que pour les membres du personnel;
? Habileté dans l'utilisation de diverses applications informatiques (Suite Microsoft Office, logiciel comptable, base de données et autres applications utilisées au CPE) ;
? Grand sens de l'organisation, de la planification et de la gestion du temps;
? Rigueur, minutie et souci du détail;
? Autonomie et initiative 

CONNAISSANCES ESSENTIELLES
? Maîtrise des divers outils de la suite Microsoft Office;
? Capacité à utiliser diverses applications informatiques de gestion;
? Connaissance de la réalité des milieux défavorisés (un atout important);
? Bonnes connaissances du français écrit et parlé.

EXIGENCES
? Habileté dans l'utilisation de diverses applications informatiques ( Suite Microsoft Office, logiciel comptable, base de données et autres applications spécifiques au CPE ) ;
? Grand sens de l'organisation, de la planification et de la gestion du temps ;
? Maîtrise du français écrit ;
? Une année d'expérience en administration (un atout) ;