Adjoint administratif/adjointe administrative à Sainte-marguerite, Québec

Adjoint au bureau de projets

Sommaire

Sous la responsabilité de la directrice commercialisation et installation, l'adjoint au bureau de projets assure le support administratif à l'équipe.

Les principales responsabilités :

• Envoyer des courriels lors du début de chantier. 
• Préparer les feuilles spécifiant la hauteur d'installation pour chaque projet.
• Préparer fichier Excel pour prise de mesures des tablettes (début chantier).
• Gérer l'Agenda Google pour la prise de mesures.
• Communiquer verbalement avec les clients et/ou intervenants sur chantiers.
• S'assurer que tous les gars ont leur plan et autre pour débuter le chantier.
• Gérer le « Mobile Punch » pour l'horaire des installateurs. 
• Mettre à jour les dates dans « Maximum » lors des suivis.
• Valider les mesures et sortir de « Drive » et mettre sur serveur (tablette et lockers).
• Valider les heures et/ou corriger dans « Mobile punch ».
• Gérer les messages et faire le suivi des installateurs dans « Mobile punch » à chaque jour (commande stock ou autre).
• Gérer les déficiences pour tous les projets (« Procore » , « Smartuse », « Draven », etc ) et les fermer lorsque fait.
• Faire le ménage dans « Mobile », « Drive » et notre « Chariot » lorsque les projets sont terminés. 
• Mettre à jour les rapports « Maximum » chaque semaine pour la facturation chantier.

Autres tâches :
• Gestion et classement des courriels et des documents papier.
• Voit à l'amélioration continue de ses tâches.
• Toute autre tâche connexe.

Conditions particulières à la tâche :

• Travail dans un bon environnement et à horaire fixe avec temps supplémentaire occasionnel.
• Travail qui demande une dextérité manuelle.
• Travail qui demande précision, attention et concentration.
• Travail qui demande de l'entregent.
• Travail qui demande d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne surviennent.  

Exigences :

• Avoir complété une technique administrative ou une expérience jugée équivalente.
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office et des logiciels ERP.
• Bonne maîtrise du français et des notions de calcul.
• S'engager à suivre les formations proposées par la direction.

Qualifications requises :

• Être organisé et savoir bien planifier le travail.
• Débrouillardise.  Rigueur et minutie. Habileté à travailler en équipe.
 

Pour éviter la lourdeur du texte, le masculin est utilisé pour le féminin.