Agent(e) de soutien administratif - classe i (bureau de l'information) à Gatineau, Québec

SOMMAIRE
Le travail principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, à accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à exécuter des travaux de secrétariat liés aux activités de son domaine d'emploi.

TÂCHES

• Imprime, numérise et photocopie les travaux soumis par les professeurs et, à l'occasion, par autres départements y compris l'administration.
• Imprime, photocopie et relie des manuels.
• Reçoit et transfère les appels téléphoniques entrants.
• Aide à numériser des documents, à les convertir de ou en PDF et à les rendre interactifs.
• Aide à communiquer des événements spéciaux au moyen d'affichages numériques et d'Omnivox.
• Établit les appels interurbains.
• Commande les fournitures de bureau.
• Assure l'entretien courant des photocopieurs et communique avec les entreprises Xerox/Ricoh lorsque des réparations doivent être effectuées.
• Veille à ce que des quantités suffisantes de papier, d'agrafes, etc. soient à la disposition des employé(e)s utilisant les photocopieurs.
• Assure l'entretien courant du télécopieur, distribue les télécopies reçues et commande du papier.
• Reçoit et distribue le courrier, pèse (au besoin) et affranchit correctement le courrier sortant.
• Veuillez contacter les RH pour obtenir une liste complète des tâches.

QUALIFICATIONS MINIMALES

• Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
• Doit posséder au moins un (1) an d'expérience pertinente.
• Doit posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Doit impérativement posséder de l'expérience dans l'utilisation des logiciels Microsoft Office, Teams et Outlook.
• Doit aimer travailler dans un environnement hautement complexe assujetti à un rythme élevé.
• Doit être capable de travailler dans un environnement parfois ambigu.

AUTRES QUALIFICATIONS

• Doit posséder d'excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d'excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d'adaptation.
• Doit avoir d'excellentes compétences en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.