Commis-réceptionniste à Magog, Québec

Tâches reliées à la réception :

• Opérer un système téléphonique à plusieurs lignes et transférer les appels reçus aux personnes concernées
• Répondre à tous les appels téléphoniques et aux courriels provenant de l'extérieur avec rapidité, courtoisie et professionnalisme, les transférer rapidement à la personne ou au service concerné.
• Minimiser le temps où les clients sont en attente et leur demander à plusieurs reprises s'ils veulent le demeurer.
• Prendre des messages détaillés lorsque l'appel ne peut pas être acheminé, y compris le nom de la personne qui a placé l'appel, son numéro de téléphone, l'heure de l'appel et l'information demandée; acheminer ces informations à la personne concernée dans les plus brefs délais.
• Accueillir les clients dans la salle d'exposition et se renseigner sur le but de leur visite.
• Diriger les clients vers le service approprié, prévenir l'employé concerné qu'un client l'attend et présenter les clients aux conseillers en vente.

Autres tâches :

• Ouvrir et préparer les dossiers relatifs à la vente de véhicules et aux échanges entre les concessionnaires.
• Organiser et planifier les échanges entre les concessionnaires en collaboration avec le directeur des ventes.
• Assister la directrice commerciale dans diverses tâches administratives.
• Ouvrir et acheminer le courrier, rédiger des lettres et préparer le courrier sortant.
• Classer les documents comptables, la correspondance et autres informations.
• Préparer et acheminer à qui de droit les reçus, factures, états de compte, chèques et autres documents d'ordre administratif.
• Rédiger et préparer la correspondance courante.
• Commander et acheter les fournitures de bureau.
• Entrer les factures fournisseurs dans le système comptable
• Exécuter des tâches de bureau sur demande.