Coordonnateur administratif/coordonnatrice administrative à Rimouski, Québec

Le Coordonnateur ou la Coordonnatrice occupe une position cruciale au sein de la clinique médicale. En collaboration étroite avec le ou les chefs médicaux, cette personne est au cœur des activités quotidiennes de la clinique, tant en ce qui concerne l'organisation du travail et des locaux que la gestion des ressources humaines et les relations avec les professionnels et les médecins. Elle se distingue par sa capacité à optimiser les processus de travail et à être attentive et disponible pour répondre aux besoins. Le Coordonnateur ou la Coordonnatrice est constamment orienté(e) vers la recherche de solutions, dans le but de maintenir et de développer une offre de services accessible et de haute qualité pour la clientèle.

Principales responsabilités
Coordination administrative et opérationnelle
• Planifier les horaires de travail des professionnels en fonction des besoins;
• Assurer une gestion optimisée des bureaux selon la demande;
• Planifier les réunions avec le personnel;
• Gérer les communications internes;
• Coordonner les activités quotidiennes en fonction des besoins ponctuels;
• Mettre en place les politiques et procédures;
• Mettre à jour périodiquement le manuel de procédure;
• Améliorer l'organisation du travail; 
• Adresser les enjeux reliés à l'occupation des bureaux, l'organisation du travail et les relations internes;
• Effectuer la gestion et le suivi des ententes locatives ( renouvellement, facturation);
• Coordonner les processus cliniques et opérationnels.

Ressources humaines et professionnelles
• Superviser, orienter et gérer le personnel, y compris les horaires, la formation continue, l'actualisation des rôles et responsabilités et le développement de compétences;
• Participer à l'intégration des nouveaux employés, professionnels et/ou médecins;
• Gérer et autoriser les demandes de changements aux horaires de travail et à l'utilisation des bureaux par les professionnels GMF;
• Prendre part au processus d'embauche, à l'évaluation annuelle du personnel;
• Favoriser la mobilisation et l'implication de l'équipe;
• Assurer le suivi des requêtes provenant des médecins et des professionnels (demandes diverses, questions relatives au loyer, etc.);
• Veiller à la participation efficace des divers professionnels au sein du GMF.

Offre de services et développement
• Évaluer et collaborer au maintien et au développement de la qualité des services professionnels employés par la clinique;
• Développer et maintenir les relations avec les différents partenaires internes et externes;
• Collaborer à l'élaboration et à la mise en place d'une stratégie de développement pour l'entreprise;
• Garantir le respect de l'entente GMF;
• Procéder au suivi des inscriptions de la clientèle GMF et faciliter l'accès à la clientèle orpheline;
• Recevoir, analyser et effectuer le suivi des plaintes;
• S'assurer de la qualité du service à la clientèle.