Secrétaire administratif/secrétaire administrative à La pocatière, Québec

Remplacement - temps complet (jusqu'au 30 juin 2024, possibilité de prolongation)
Direction adjointe des études – Services aux étudiants
 

Description de l'emploi

• Répondre aux demandes des étudiants et les diriger vers les bonnes ressources;
• Concevoir, composer et rédiger différents documents et correspondances;
• Offrir un soutien administratif à l'équipe dans la préparation et la mise en page de divers documents. Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
• Préparer et assurer le suivi des budgets en compilant les factures et les dépenses. Collaborer et assurer le suivi des paiements des inscriptions pour les diverses activités;
• Contribuer à la conception d'affiches et à la diffusion des activités, notamment en faisant le partage sur les télévisions internes;
• Assurer la conception, le suivi et l'analyse de sondages, de chiffriers, de bases de données sur différents outils informatiques de la suite Office;
• Effectuer des recherches et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes. Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect;
• Tenir à jour l'agenda des personnes avec qui elle collabore et organiser les activités liées à leurs rencontres internes ou externes. Dresser les comptes rendus de réunions et assurer les suivis nécessaires;
• Participer au système de classement du Cégep et être responsable de la gestion documentaire du service;
• Utiliser les outils technologiques mis à sa disposition;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences

• Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec une option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente;
• Avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.
• Excellente maîtrise de la suite Office et de la langue française*;
• Aptitudes en service à la clientèle et facilité à travailler en équipe;
• Débrouillardise, autonomie, sens des priorités, rigueur et capacité d'anticipation.
  *Des tests de sélection pourraient être demandés.

Horaire de travail // du lundi au vendredi de 8 h à 16 h
Avantages// Formation en lien avec l'emploi payée, activités physiques gratuites sur le lieu de travail, régime de retraite, programme d'aide aux employés.