Agent/agente d'accueil et soutien administratif à Montréal, Québec

Nous sommes une équipe de 24 professionnel·les dévoué·es œuvrant dans le domaine de l'intégration socioprofessionnelle des nouvelles·aux arrivant·es depuis 1986. Notre OBNL est situé en centre-ville de Montréal à la station Berri UQAM. Nous sommes une équipe engagée avec un penchant pour les petits plaisirs sucrés.

Relevant de la directrice des services d'intégration socioprofessionnelle, la personne aura pour mission d'accueillir et d'inscrire les participant·es à nos activités. La personne recherchée doit aimer travailler avec le public et avoir une aisance avec les communications interculturelles.

La CITIM vous offre :

• La possibilité de télétravail (équipement informatique fourni par l'employeur)
• Un comité du bonheur qui s'assure de rendre votre expérience de travail amusante
• Allocations de télétravail et de transports collectifs
• Jusqu'à 4 semaines de congés payés après la première année de référence, et 5 semaines après la deuxième année de référence, dont 2 semaines de fermeture durant la période des fêtes de fin d'année
• 10 jours de congés mobiles payés + congés sociaux (mariage, décès, déménagement...)
• Assurances collectives et REER avec contribution de l'employeur
• Possibilité de participer à un projet-pilote visant à mettre en place la semaine de travail de 4 jours
• Salaire réévalué chaque année en fonction de la contribution individuelle et l'indexation sur le coût de la vie
• Programme de formation et perfectionnement

Tâches :

• Accueillir les participant·es et présenter les différents services de la CITIM
• Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées
• Référer les participant·es aux ressources appropriées, à l'interne et à l'externe
• Répondre aux courriels et assurer un transfert d'informations pertinentes aux participant·es
• Vérifier l'admissibilité des participant·e·s aux activités de la CITIM
• Inscrire les participant·e·s sur les différentes plateformes de gestion des données
• Planifier et confirmer les rendez-vous et les activités des participant·e·s dans le calendrier LGEstat
• Transmettre les informations des participant·es aux ressources ministérielles concernées
• Supporter les membres de l'équipe des conseiller·es d'intégration socioprofessionnelle avec diverses tâches administratives
• S'assurer de la mise en place des salles de formation et des bureaux
• Mettre à jour l'affichage pour les participant·e·s dans les espaces commun
• Répondre aux questions des collègues sur l'utilisation des outils informatiques au besoin
• S'assurer de transmettre les informations importantes au·à la coordonnateur·ice
• Tâches connexes

Compétences :

• Forte compétence en service à la clientèle;
• Connaissances du milieu de l'immigration; 
• Connaissance de l'approche interculturelle et/ou expérience avec la clientèle immigrante ;
• Autonomie et esprit d'équipe ;
• Suite Office 365, outils collaboratifs SharePoint, TEAMS, ZOOM et LinkedIn ;