Agent(e) de secrétariat (3319_023_64_221 qc- à Québec, Québec

La Direction des inventaires forestiers (DIF) est une équipe multidisciplinaire composée de 90 employés, de niveau professionnel et technique, qui œuvrent tant au bureau que sur le terrain. La personne retenue pour cet emploi étudiant se joindra à l'équipe administrative de la DIF afin de contribuer à la réalisation de différentes tâches inhérentes au rôle d'agent ou d'agente de secrétariat et de soutien administratif pour le personnel-cadre, professionnel et technique de la Direction soit : 

• Soutenir les gestionnaires et les employées en révisant et mettant en page divers documents (publications, normes, rapports, lettres, tableaux);
• Effectuer les réservations liées aux déplacements des employées à l'extérieur du bureau et procéder aux inscriptions à des formations, colloques ou congrès pour le personnel de la Direction.;
• Assurer la mise à jour de divers tableaux de suivis (ex. : registre des formations des employés, attentes et évaluations, etc.) et de divers documents administratifs (calendrier des rencontres de gestion, organigramme, liste téléphonique);
• Réaliser le suivi de l'assiduité des employés de la Direction (absences, feuilles d'horaire variable, aménagement de temps de travail, etc.);
• Assurer la gestion des fournitures de bureau, effectuer les achats nécessaires auprès des fournisseurs et procéder au paiement des factures;
• Assurer la gestion des cartes d'accès à l'édifice;
• Soutenir la technicienne en administration de la Direction pour la réalisation de certaines tâches, notamment la préparation des contrats d'inventaires forestiers;
• Contribuer à l'accueil des nouveaux employés en prenant en charge la préparation de différents documents (ex. : cahier d'accueil personnalisé) et la tenue de séance d'information sur le fonctionnement administratif de la Direction (ex. : fonctionnement de l'horaire variable, demande d'absence, vacances, maladie, saisie des feuilles de temps pour le télétravail, etc.).

Le travail se réalisera en étroite collaboration avec l'agente de secrétariat qui quittera la Direction à l'été 2024. Il est donc probable qu'à la fin de l'emploi, un poste régulier soit offert à l'étudiant ou l'étudiante retenu(e) pour le poste.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Une majoration de 6,5% est incluse au taux horaire pour compenser l'absence de certains avantages sociaux.