Brio3238 - adjoint administratif / adjointe administrative à Sherbrooke, Québec

La fondation Philanthropie Estrie, anciennement connue sous le nom de Fondation communautaire de l'Estrie, soutient les communautés estriennes par le développement d'un patrimoine philanthropique, de façon pérenne et en synergie avec le milieu depuis 2002.

Forte d'une image de marque renouvelée en 2022, la direction générale et le conseil d'administration ont de grandes ambitions quant à l'avenir de la fondation. Pour y arriver, ils misent sur le déploiement de solutions durables pour soutenir les collectivités à se doter des ressources nécessaires à leur essor en identifiant les besoins et les occasions à long terme.

En étroite collaboration avec la direction générale, l'adjoint(e) administratif(ve) jouera un rôle essentiel et sa contribution se fera sur 2 axes principaux : le volet comptabilité et le volet administratif.

Volet comptabilité

• Collaborer avec le trésorier du conseil d'administration et la direction générale;
• Faire les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité;
• Administrer les comptes payables et recevables;
• Tenir à jour les états des résultats et l'encaisse;
• Administrer la paie et traiter les déductions à la source (DAS) et le suivi;
• Préparer le rapport TPS/TVQ et préparer les réclamations de taxes;
• Produire les reçus de dons;
• Effectuer les conciliations bancaires et les conciliations des dons;
• Assurer la mise à jour du tableau de suivi des fonds de dotation et sous-gestion;
• Préparer la fin de l'année financière selon les demandes de l'auditeur et participer au processus d'audit;
• Préparer les documents bancaires et financiers pour le comité de placements et le CA;
• Toutes autres tâches connexes.

Volet administratif

• Assister la direction générale dans les activités de gestion et l'administration de l'organisme;
• Gérer la correspondance;
• Effectuer le suivi de divers échéanciers : rappel, suivi agenda, ensemble des activités;
• Effectuer le classement des dossiers physiques et électroniques;
• Assurer le suivi administratif avec les créateurs, détenteurs et bénéficiaires de fonds;
• Contribuer à la gestion des programmes confiés par des partenaires (gouvernements ou autres);
• Accueillir les visiteurs et assurer la réception téléphonique;
• Assurer les opérations de communication sur les différents réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn);
• Alimenter et mettre à jour le site Web;
• Toutes autres tâches connexes.

Reconnue(e) pour sa courtoisie, sa polyvalence, sa discrétion et sa rigueur professionnelle, la personne recherchée doit aussi avoir les compétences et aptitudes suivantes pour répondre aux exigences du poste :

• Diplôme collégial en comptabilité ou l'équivalent;
• Maîtrise du français et de l'anglais parlé et écrit;
• Facilité à naviguer dans des systèmes informatiques (dons, logiciels de comptabilité);
• Maîtriser de façon approfondie la suite Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Adobe;
• Connaître le logiciel de comptabilité SAGE serait un atout