Adjoint administratif/adjointe administrative à Sept-îles, Québec

Sous l'autorité de la direction générale, la personne titulaire du poste effectue les travaux administratifs et de secrétariat général de la corporation afin d'épauler la direction générale et l'ensemble de l'équipe. Elle coopère aux échanges de documents (et des autres biens culturels le cas échéants). Elle collabore à la gestion des collections. Elle se voit également confier différents dossiers en rapport avec le fonctionnement des bibliothèques affiliées.

Comptabilité

• Traiter les factures et effectuer les demandes de facturation 
• Assurer le suivi financier des projets du RBCN
• Assurer le suivi du REER collectif, des assurances et des congés/vacances 
• Collaborer à l'élaboration et au suivi des budgets ainsi qu'à la fin d'année financière

Secrétariat

• Gérer le courrier (postal et courriel)
• Aider à la préparation des rencontres 
• Classifier et archiver les dossiers et autres documents
• Collaborer à la cueillette des données 
• Effectuer les travaux de secrétariat 
• Gérer l'inventaire de fournitures de bureau et effectuer les achats

Accueil

• Agir à titre de réceptionniste et transférer les appels
• Accueillir les visiteurs
• Recevoir les fournisseurs

Circulation des documents

• Effectuer la compilation des rapports statistiques des bibliothèques 
• Évaluer la valeur des collections des bibliothèques affiliées
• Exécuter, au besoin, l'inscription, l'expédition et la réception des documents
• Effectuer, au besoin, la préparation matérielle des documents 
• Effectuer les envois de matériel destiné aux bibliothèques affiliées

*Nous desservons la clientèle de la Basse-Côte-Nord où certaines municipalités sont majoritairement anglophones. Nous devons communiquer avec nos membres de ce secteur en anglais.