Responsable des admissions et de l'accueil de jour - québec à Québec, Québec

Poste permanent à temps plein – 40 heures/semaine - du lundi au vendredi - de jour

SOMMAIRE DE L'EMPLOI

Sous l'autorité du Superviseur de l'hôtellerie, le titulaire de ce poste accueille et dirige les visiteurs, effectue l'admission des résidents à l'Hôtellerie, reçoit et transmet les appels ou messages téléphoniques. Il effectue des tâches inhérentes à la facturation et à la comptabilité ainsi que différentes tâches de secrétariat. Il est responsable d'effectuer différentes transactions et entrées de données dans les logiciels et les plateformes prévues à cet effet.?

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Accueil et soutien aux résidents

• Reçoit les appels téléphoniques. accueille les visiteurs et leur fournit les renseignements demandés.
• Accueille les nouveaux résidents, effectue la visite de l'établissement avec eux, répond à leurs demandes durant leur séjour et les assiste au besoin.
• Soumet au Superviseur de l'hôtellerie toute plainte ou anomalie signifiée par un résident.
• Maintient et établit un lien privilégié avec les centres de radiothérapie et de chimiothérapie référant la clientèle.
• Informe les partenaires du milieu des disponibilités de chambres, de façon à assurer un taux d'occupation maximal de l'Hôtellerie.

Soutien administratif

• Prend les réservations d'hôtellerie, crée le dossier des résidents dans le logiciel conçu à cet effet, procède à son admission, et effectue la facturation.
• Exécute des travaux de secrétariat et de soutien administratif au moyen des logiciels utilisés par la Fondation.
• Recueille les dons faits par téléphone et en personne et effectue l'entrée de données pour comptabiliser les dons ou revenus dans les plateformes prévues à cet effet.
• Prépare les dépôts et les rapports comptables et s'assure qu'ils balancent. Fait parvenir les différents rapports et pièces justificatives au siège social, le tout selon les procédures en vigueur.
• Prépare divers rapports selon les besoins.
• Procède aux commandes de fournitures de bureau et d'hôtellerie, en fonction des besoins.
• Offre un soutien clérical et logistique à ses collègues pour différents dossiers ou activités.
• Accompagne les bénévoles à l'accueil

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

• DEC en secrétariat, bureautique, ou toute autre discipline connexe
• Minimum 2 à 3 ans d'expérience pertinente
• Maîtrise les logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Power Point) 
• Connaissance du logiciel Prodon (un atout)
• Connaissance intermédiaire en comptabilité
• Capacité d'écoute et d'empathie à l'endroit de la clientèle desservie
• Bonne capacité d'adaptation, de jugement et de discernement
• Sens de l'organisation et capacité à travailler sous pression
• Sens du détail, rigueur et précision
• Orienté vers le service à la clientèle
• Maîtrise du français et anglais fonctionnel, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Cours de secourisme en milieu de travail (un atout)