Adjoint administratif/adjointe administrative à Alma, Québec

SOMMAIRE DU POSTE : 

Sous la responsabilité du-de la supérieur-e immédiat-e,
l'adjoint-e administratif-tive cumule les tâches de l'accueil des personnes, de la
gestion des documents et de la saisie des textes reliés au secrétariat général et est
responsable des opérations financières courantes de l'organisme.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
• Responsable de la gestion des documents et de la saisie des textes
• Responsable des opérations financières courantes de l'organisme.
 

TÂCHES
1. RESPONSABLE DE LA GESTION DES DOCUMENTS ET DE LA SAISIE DE TEXTES
• Rédiger, modifier, saisir et corriger les lettres, les rapports, les soumissions, les
étiquettes, les procès-verbaux, les extraits de résolutions et autres documents
pertinents.
• Photocopier, distribuer, numériser et classer des documents, maintenir les
dossiers à jour et les diffuser aux employé-e-s concerné-e-s.
• Mettre à jour, superviser et sécuriser les bases de données et le système de
classement.
• Veiller au classement des documents et des rapports en respect du calendrier
d'archivage (selon les exigences gouvernementales).
• Préparer et envoyer le courrier par la poste, par courriel et par télécopieur.
• Commander et maintenir à jour les fournitures de bureau.
• Participer activement aux réunions de gestion hebdomadaires ou autres
convoquées par le-la supérieur-e immédiat-e.
• Faire la compilation des statistiques.
 

2. RESPONSABLE DES OPÉRATIONS FINANCIÈRES COURANTES DE L'ORGANISME
• Exécuter les tâches de comptabilité (états des résultats, conciliation bancaire,
bilan, balance de vérification, petite caisse, facturation, émission des chèques,
salaires, dépôts, production de rapports budgétaires, remises
gouvernementales, rapport TPS et TVQ, etc.)
• Classer, codifier et ranger les contrats, les comptes payables (comptes
fournisseurs) et différents rapports.- 17 -
Politique salariale - Association PANDA Saguenay—Lac-St-Jean
• Présenter les états financiers à le-la supérieur-e immédiat-e.
• Concevoir et compiler, en collaboration avec le-la supérieur-e immédiat-e, les
prévisions budgétaires à partir des estimations des revenus et dépenses des
budgets précédents.
• Préparer la documentation et assister les vérificateurs-comptables annuellement.

QUALIFICATIONS REQUISES
o Bonne communication.
o Bonne connaissance des outils informatiques, soit des logiciels MS Office,
Word, Excel, Power point, des logiciels comptables et autres.
o Excellente connaissance du français écrit (français au bureau) et parlé.
• Qualités personnelles : Personne polyvalente, autonome, ordonnée, diplomate,
débrouillarde, bonne capacité d'adaptation, de concentration, d'analyse et
d'écoute. Facilité à travailler en équipe, flexible, capacité à organiser et planifier,
savoir s'exprimer oralement et par écrit, être discrète et avoir la capacité de
travailler sous pression.