Emploi étudiant - agent de secrétariat (384802) à Québec, Québec

La Direction générale des services de rémunération (DGSR) du MCN a pour mission d'offrir aux ministères et organismes une gamme complète de services liés à la rémunération et aux avantages sociaux, aux assurances collectives et au conseil à la retraite. Les valeurs prisées sont l'accessibilité, la courtoisie, le respect, la confidentialité, la rigueur et la diligence.

La DGSR est composée de 12 équipes de rémunération réparties dans 4 services. Le Service de la rémunération 4 regroupe trois équipes qui sont chacune composée d'un coordonnateur, de techniciens et d'un agent de bureau. Ces équipes sont appuyées par des techniciens spécialistes en rémunération, un agent de liaison ainsi qu'un agent de secrétariat. Le travail s'effectue dans un environnement ouvert et collaboratif, selon une approche d'amélioration continue Lean management. Le Service de la rémunération 4 a pour mandat d'offrir des services liés au traitement de la paie à 15 ministères et organismes.

Sous l'autorité du chef de service, la personne titulaire de l'emploi accomplit des travaux à caractère administratif et opérationnel visant à assurer le bon fonctionnement de l'unité administrative. Pour ce faire, elle aura un rôle clé à jouer en matière de soutien au chef de service et au personnel du service :
- Assister le chef de service dans le traitement de divers dossiers, assurer le suivi ponctuel des mandats, organiser les réunions de service ou d'équipe, effectuer au besoin des recherches et analyses pertinentes à la documentation des participants et préparer les documents de soutien appropriés (rédaction des ordres du jour, des comptes rendus, etc.) ;
- Recevoir les demandes de biens matériels, préparer les commandes, contrôler les réceptions dans SAGIR et effectuer les paiements ;
- Agir à titre de personne-ressource auprès des employés au niveau de leur besoin en fournitures, soutien bureautique, équipements, etc. ;
- Assurer la révision et la mise en page des correspondances et documentation du service (ex. : note de service, communiqué, procédures, etc.) en conformité aux normes de la langue française et règles de rédaction administrative ;
- Agir à titre de personne-ressource pour le système SAGIR. Assurer un support de première ligne auprès du personnel de la direction en rapport avec la saisie des feuilles de temps et des demandes d'autorisation d'absence, les frais de fonction et de déplacement ;
- Assurer la conformité des permis d'absence ainsi que des gains déclaratoires et à la fin de chaque période de référence et préparer les feuilles de temps (horaire variable) pour signature du gestionnaire ;
- Convoquer les candidats aux entrevues de sélection et préparer leur arrivée (Documentation, demandes d'accès, etc.) ;
- Planifier et superviser les aménagements physiques du service et leurs éventuelles modifications et effectuer les appels de service lorsque nécessaire.